Geschäftsprozesse digitalisieren

Welche Geschäftsprozesse sind am besten für die Digitalisierung geeignet?

Nicht alle Geschäftsprozesse sind gleichermaßen für die Digitalisierung geeignet. Aber dank moderner Technologien und Software doch eine erstaunlich große Menge. Typische Kandidaten für die Prozessdigitalisierung wären beispielsweise der Kundenservice, das Vertragsmanagement und der Vertrieb. Hier wirkt sich die digitale Lösung nicht selten direkt positiv auf die Kundenbeziehungen und in der Folge auf den Geschäftserfolg aus.

Gerade im administrativen Bereich lassen sich fast alle Geschäftsprozesse digitalisieren, falls noch nicht geschehen. Mit dem Ziel der Effizienzsteigerung und um Ressourcen einzusparen, lohnt sich ein Blick auf vorhandene Prozessschritte in Buchhaltung, Personalwesen und Einkauf. Wenn Unternehmen Arbeitsprozesse in diesen Bereichen digitalisieren, können sie alte Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz ihrer gesamten Organisation verbessern.

Häufige Herausforderungen und Lösungen bei der Prozessdigitalisierung

Kosten-Nutzen-Analysen helfen Unternehmen, das tatsächliche Potenzial ihrer Digitalisierungsvorhaben zu bewerten. Steigende Ausgaben sind eine häufige Herausforderung bei der Digitalisierung von Prozessen. Eine umfassende Sicherheitsstrategie ist notwendig, um Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit Datenschutz und Cyberattacken zu adressieren.

Digitalisierte Prozesse können ineffizient sein und das Unternehmenswachstum beeinträchtigen. Die Digitalisierung selbst führt nicht automatisch zu einer Erhöhung der Prozessqualität.

Unternehmen benötigen ganzheitliche Lösungen für eine erfolgreiche Digitalisierung. Wie das geht, lesen Sie im Folgenden. Oder Sie buchen sich direkt Ihr Beratungsgespräch für Ihre individuelle, angepasste Lösung mit dem tepcon instrucotor.

Die wichtigsten Schritte zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Unternehmen, schneller, flexibler und kundenorientierter zu sein und dabei Kosten zu senken. Damit dieses Vorhaben gelingt, ist eine klare Digitalisierungsstrategie erforderlich, die die spezifischen Anforderungen des Unternehmens berücksichtigt.

Idealerweise prüfen Sie im Rahmen der Digitalisierung die einzelnen Bereiche und Prozesse. Dabei sollte man Schritt für Schritt vorgehen und nicht alles auf einen Schlag revolutionieren wollen: Mit einem gut geplanten Übergang überfordern Sie die Mitarbeitenden nicht und können alle Prozessschritte mit der gebührenden Aufmerksamkeit nachhaltig prüfen und umstellen.

Ein klassisches Vorgehensmodell zur Digitalisierung umfasst Analyse, Zieldefinition und Auswahl von Technologien. Diese strukturierte Vorgehensweise ist die Basis der gelungenen Prozessdigitalisierung.

Geschäftsprozesse digitalisieren in drei Schritten – so geht es

Geschäftsprozesse zu digitalisieren, kann in manchen Organisationen und Betrieben eine große Herausforderung sein. Die Integration neuer Systeme in bestehende Strukturen ist, je nach Bereich, nicht selten anspruchsvoll und aufwändig. Wichtig auch einzukalkulieren: Unklarheiten über gesetzliche Anforderungen können die Umsetzung der Digitalisierung verzögern.

Angesichts der möglichen Fallstricke ist Schritt eins der Prozessdigitalisierung umso wichtiger.

Schritt 1: IST-Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse

Das FMEA-Risikomanagement ist ein weiterer wichtiger Ansatz zur Fehlervermeidung. Die FMEA-Methode unterstützt die präventive Qualitätssicherung durch systematische Identifikation und Priorisierung von Fehlerursachen und möglichen Mängeln im Produktionsprozess.

Die FMEA-Analyse ist ein strukturierter Prozess, der aus sieben Schritten besteht:

Das Ziel der IST-Analyse ist die Erstellung einer Digitalisierungsstrategie.

Um die IST-Analyse durchzuführen, sollten folgende Schritte beachtet werden:

• Alle Prozesse zusammenfassen und sammeln.
• Detaillierte Abläufe der bestehenden Prozesse dokumentieren.
• Sowohl manuelle als auch ineffiziente Abläufe berücksichtigen.
• Dokumentierte Prozessabläufe einbeziehen.

Diese Schritte helfen dabei, eine umfassende Grundlage für die Digitalisierungsstrategie zu schaffen.

Die IST-Analyse ermittelt den qualitativen und quantitativen IST-Zustand der Geschäftsprozesse. Sie dient dazu, die Effizienz bestehender Abläufe zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Mit dieser Bestandsaufnahme lässt sich dann eine Rangliste der zu digitalisierenden Geschäftsprozesse erstellen.

Schritt 2: SOLL-Ziele für die Digitalisierung festlegen

Bei der Festlegung der Ziele für die Digitalisierung sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• genaue Anforderungen
• Zeitrahmen
• beteiligte Personen
• Kostenrahmen
• passende Software

Der aktuelle Digitalisierungsgrad der Prozesse kann durch ein standardisiertes Schema zur Einsortierung der Geschäftsprozesse bewertet werden.

Folgende Faktoren werden herangezogen, um das Digitalisierungspotenzial der Geschäftsprozesse zu bestimmen: mögliche Kosten- und Zeiteinsparungen, Häufigkeit der Prozesse und eventuell vorhandener Leidensdruck in den untersuchten Abteilungen.

Um eine effektive Kosten-Nutzen-Analyse der Digitalisierung durchzuführen, sollten Fragen zu den Kosten der Digitalisierung und dem daraus resultierenden Nutzen gestellt werden. Nach der Digitalisierung sollte überprüft werden, ob die Prozesse den gewünschten Soll-Zustand erreicht haben und ob weitere Verbesserungspotenziale bestehen.

Schritt 3: Auswahl geeigneter Technologien und Werkzeuge

Die Auswahl von Technologien zur Prozessdigitalisierung sollte auf den spezifischen Anforderungen und der langfristigen Flexibilität basieren. Prozessmanagement-Tools und Automatisierungslösungen sind entscheidend für die erfolgreiche Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Werkzeuge sollten aktuellen Anforderungen entsprechen und zukunftsfähig sein.

Geeignete Technologien für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind beispielsweise:

• Prozessmanagement-Tools
• CRM-Software
• Cloud-Plattformen
• Automatisierungstools

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) spielen eine wichtige Rolle bei der elektronischen Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten.

Erfolgreiche Implementierung digitaler Geschäftsprozesse

Ist der Prozess abgeschlossen, wirkt sich die Digitalisierung idealerweise mit folgenden Verbesserungen auf Geschäftsprozesse aus:

• höhere Effizienz
• bessere Margen
• geringere Kosten
• mehr Transparenz

Der gesamte Betrieb profitiert finanziell von der Digitalisierung durch Zeitersparnis, was zu Kostensenkungen führt und mitunter auch Personaleinsatz einspart.

Mitarbeiterschulung und Change Management

Schulung ist entscheidend für den Erfolg der Implementierung und die Akzeptanz der Mitarbeiter. Um Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren, brauchen Sie jedes einzelne Teammitglied, das in optimierte Workflows einbezogen werden soll.

Die betroffenen Mitarbeiter brauchen geeignete Schulungen, damit sie neue Technologien effektiv nutzen und Probleme lösen können. Routineaufgaben können unter Umständen von Mitarbeitenden eigenständig digitalisiert werden, etwa mit geeigneten Low Code Tools.

Die aktive Beteiligung aller Mitarbeitenden an der Digitalisierung fördert nicht nur neue Ideen, sondern stärkt auch deren Engagement und Motivation. Das dafür nötige Change-Management erfordert eine umfassende Strategie für die Planung und Entwicklung von Veränderungen. Flexible Arbeitsteilung zwischen Anwendergruppen kann die Akzeptanz für das Change-Projekt erhöhen.

Überwachung und kontinuierliche Verbesserung

Ist der initiale Prozess einmal weitgehend abgeschlossen, folgt die nächste Etappe: Überwachung und weiterführende Optimierung.

Die Überwachung digitaler Prozesse ist wichtig, um sicherzustellen, dass die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Es ist notwendig, die digitalen Prozesse regelmäßig zu überprüfen: Werden die angestrebten Ziele auch weiterhin erreicht, sind gegebenenfalls Anpassungen im Prozess nötig?

Ob die Digitalisierung der Geschäftsprozesse erfolgreich ist, lässt sich anhand dieser Faktoren messen:

• Zielerreichung
• Aufwand
• Transparenz
• Fehlervermeidung

Kontinuierlich überprüft, erweitert und angepasst, gewährleisten digitale Prozesse Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in allen Bereichen des Betriebes.

Der tepcon instructor: Die Lösung für alle, die Geschäftsprozesse digitalisieren wollen

Schauen wir uns einmal konkret an, wo und wie es erfolgreich gelungen ist, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. In der industriellen Produktion, die mit Internet of Things (IoT) Technologien modernisiert wurde, gibt es zahllose Anwendungsmöglichkeiten, beispielsweise für eine Software, mit der sich ein Prozess für ungeübte Anwender erklären und begleiten lässt.

Digitale Arbeitsanweisungen, Servicedokumentationen und Montageanleitungen erleichtern heute in vielen Betrieben die tägliche Arbeit. Sie ermöglichen den sofortigen Zugriff auf aktuelle und interaktive Informationen – jeder, der sie braucht, kann sofort auf nötige Daten zugreifen.

Das ist die Lösung, die unser tepcon instructor bietet: Digitale Arbeitsanweisungen lassen sich mit dieser Software binnen Minuten erstellen. Effiziente Montage- und Serviceanleitungen sind, das ist kein Geheimnis, die Grundvoraussetzung dafür, dass die Produktion floriert.

Wie sich das konkret auswirkt, zeigt unsere Erfolgsgeschichte aus dem Bereich Maschinenbau. Hier konnten wir einem Spezialisten für Prozesse in der Mikrochipproduktion mit unserer Software für die prozessbegleitende Dokumentation und Anleitung helfen.

Unser Kunde, ein renommierter Hersteller für Sondermaschinen in der Halbleiterindustrie, ist in einer rasant wachsenden und sehr komplexen Branche tätig. Umso wichtiger, dass man hier professionell, schnell und flexibel auf die ständig auftauchenden Herausforderungen des Marktes reagiert.

Konkrete Unterstützung war gefragt, denn die Bauzeit von Anlagen soll möglichst kurz ausfallen, damit Kapazitäten zur Steigerung der Produktionsmenge optimal ausgenutzt werden.

Die oben genannten drei Schritte Analyse – Optimierung – Überprüfung gingen wir auch in diesem Fall.

Wo lassen sich hier Geschäftsprozesse digitalisieren?

Bei der Dokumentation von Arbeitsabläufen und der Erstellung von Arbeits- und Montageanweisungen wurde das Team fündig. Hier wurde noch mit Word-Dokumenten und Power-Points gearbeitet, was wenig einheitlich und in der Erstellung extrem umständlich war. Mobilen Zugang zu den Anweisungen gab es auch nicht überall, es wurde gelegentlich gar auf Papier ausgedruckt.

Im Schritt 2, dem Optimierungsprozess, planten wir ein Optimierungsprojekt mit Hilfe des tepcon instructors. Der bringt mehrere Vorteile mit sich: Die nötigen Arbeits- und Montageanleitungen lassen sich damit einfach und standardisiert erstellen. Alle Informationen sind blitzschnell auf allen Endgeräten verfügbar, auch direkt am Arbeitsplatz per QR Code ablesbar. Die Erstellung vereinfacht die Low Code Lösung, denn Anleitungen lassen sich mit Hilfe von Symbolen und Farbkennzeichnungen erstellen.

Weil jede Anleitung individuell angepasst werden kann, orientiert sie sich am Kenntnisstand der Mitarbeitenden. Jeder Anwender sucht sich darüber hinaus einfach die Informationen heraus, die seinem Kenntnisstand entsprechen.

Der instructor ermöglicht einen zuverlässigen Freigabeprozess und eine Versionierung. Bei Bedarf sind also Anpassungen auf allen Ebenen leicht möglich.

In der Überprüfung, dem dritten Schritt, zeigte sich der Erfolg dieses Optimierungsprozesses.

In Zahlen ausgedrückt: Die Bauzeit einer Sondermaschine wurde um mehr als 50% verkürzt. Durch die Zeitersparnis konnte die Ausbringungsmenge mehr als verdoppelt werden. Trotz der beeindruckenden Produktionssteigerung konnten auch qualitativ weitere Fortschritte nachgewiesen werden: Mit einem Minus von 30 Prozent bei den Zeiten für erforderliche Nacharbeiten beim Kunden erzielte der Kunde eine deutliche Qualitätssteigerung.

Gleichzeitig steigerte der tepcon instructor die Transparenz über die gesamte Prozesskette hinweg. Die standardisierte, lückenlose und leicht zugängliche Dokumentation und Protokollierung von Arbeitsgängen bildet die Grundlage für einen kontinuierlichen Optimierungsprozess.

Sie wollen Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und Ihre eigene Erfolgsgeschichte schreiben? Dann buchen Sie hier Ihr Beratungsgespräch!

Geschäftsprozesse digitalisieren leicht gemacht: mit tepcon an Ihrer Seite

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein entscheidender Schritt für die Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Durch eine strukturierte Vorgehensweise, beginnend mit der IST-Analyse und der Festlegung von SOLL-Zielen bis hin zur Auswahl geeigneter Technologien und Werkzeuge, können Unternehmen ihre Prozesse erfolgreich digitalisieren.

Die erfolgreiche Implementierung digitaler Geschäftsprozesse erfordert zudem eine umfassende Mitarbeiterschulung und ein effektives Change Management. Durch kontinuierliche Überwachung und Verbesserung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre digitalen Prozesse optimal funktionieren und den gewünschten Mehrwert liefern. Die Herausforderungen der Digitalisierung meistern Sie durch eine klare Strategie und sorgfältige Planung.

Bei all diesen Herausforderungen stehen wir Ihnen zur Seite. Mit einem optimal auf Ihr Unternehmen angepassten Konzept, das die Prozessdigitalisierung Schritt für Schritt angeht. Wir bringen nicht nur weitreichende Erfahrung und ein ausgereiftes Produkt für die grundsätzliche Digitalisierung mit: Von der eigentlichen Transformation über die Schulung von Mitarbeitern bis hin zu späteren Optimierungen begleiten Sie unsere Fachberater.

Wir sind Ihr Partner für innovative Digitalisierungslösungen für Industrie & Dienstleistung. Melden Sie sich direkt im Kundenservice!

Häufig gestellte Fragen